《南昌工程学院学报》档案管理工作规范

第一条  根据国家教委有关规定，为使《南昌工程学院学报》更好地为学校和社会服务，特制定本规范。

第二条  《南昌工程学院学报》编辑部档案管理工作应纳入编辑部工作计划，由编辑部主任负责检查落实。

第三条  责任编辑负责归档材料的收集、积累，并应随时检查归档材料是否完整、准确并及时进行补救。

第四条  编务(兼职档案员)具体负责档案材料的整理、归档、移交工作。

第五条  根据归档材料的历史、科学和使用价值，档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。到期的归档材料，根据其价值和需要并经过编辑部鉴定，也可对其保管期限进行适当调整。

第六条  归档材料内容包括：

1.上级有关编辑出版工作的文件(长期保存)。

2.编辑出版工作的规章制度，编辑部的工作规则、计划、报告、总结、简报和有重要意义的记录(永久保存)。

3.上级召开的编辑出版工作会议文件(短期保存)。

4.编辑出版合同、协议书、委托书(长期保存)。

5.出版请示和批复(长期保存)。

6.原稿(含照片及手迹) 或复印件(长期保存)。

7.各级审稿单及历次审稿意见，编辑部与作者的来往信函(长期保存)。

8.封面设计图样(短期保存)。

9.出版通知单及出版刊物的样品(永久保存)。

10.出版发行记录、发稿后变动情况、稿酬、版面费发放记录(或收据复印件)。

11.获奖或受查处情况的文件材料(长期保存)。

12.有参考价值的读者来信、重要评论(短期保存)。

13.有关专家审读意见(长期保存)。

14.有关协会的文件(长期保存)。

15.各类报表和上报材料的复印件(长期保存)。

16.稿件处理过程中使用的各种表、单样品(长期保存)。

17.有保存价值的各种材料(永久保存)。

第七条  各类归档材料每年需要清理一次，由责任编辑在次年的6月前将上年的归档材料整理，经编辑部主任验查后交编务装订归档并负责保管。

第八条  编务应在次年6月底前将上年应向学校档案室归档的材料集中移交给院档案室，移交时应填写移交清单，双方签字后各执一份。

第九条  《南昌工程学院学报》应按年装订成合订本，并将一本交校档案室归档。

第十条  编辑部应努力创造条件，编制各种出版物档案数据，输入计算机，进行检索管理。

第十一条  编辑部归档材料的鉴定、销毁程序、手续均按《高校档案部门业务建设规范》第10条执行。

第十二条  本规范未尽事宜，按校档案室有关规定解释、执行

第十三条  本规范自发布之日起执行。